Gestión del Cronograma

La gestión del cronograma es una de las áreas clave en la dirección de proyectos. Consiste en la planificación, seguimiento y control del tiempo necesario para completar el proyecto. Un cronograma bien desarrollado y gestionado adecuadamente es esencial para el éxito de cualquier proyecto, ya que permite establecer una secuencia lógica de actividades, estimar la duración de cada una y asignar los recursos necesarios.

En el PMBOK 6, la gestión del cronograma se encuentra dentro del grupo de procesos de Planificación y se interrelaciona con otras áreas de conocimiento, como el alcance, los costos y los recursos. El objetivo principal de la gestión del cronograma es asegurar que el proyecto se complete en el tiempo previsto, teniendo en cuenta las restricciones y dependencias existentes.

• El primero de ellos es la definición de las actividades, donde se identifican y documentan las tareas específicas que deben llevarse a cabo para completar el proyecto. A partir de estas actividades, se desarrolla la secuencia lógica en el proceso de secuenciación de actividades.
• Duración de cada actividad en el proceso de estimación de la duración. Esto implica evaluar cuánto tiempo llevará completar cada tarea, considerando factores como los recursos disponibles, la experiencia previa y las restricciones del proyecto.
• Asignación de los recursos necesarios en el proceso de estimación de recursos de las actividades. Esto implica identificar los recursos requeridos para cada actividad y determinar su disponibilidad y asignación.
• Una vez que se han definido las actividades, su secuencia y su duración, se desarrolla el cronograma del proyecto en el proceso de desarrollo del cronograma. Este proceso implica la creación de un modelo visual del flujo de trabajo, utilizando técnicas como el diagrama de red del proyecto (PERT/CPM) y el diagrama de Gantt. El cronograma muestra las fechas de inicio y finalización de cada actividad, así como las interdependencias y hitos importantes del proyecto.
• Por último, la gestión del cronograma incluye el proceso de control del cronograma, donde se monitorea y controla el avance del proyecto en relación con el cronograma establecido. Se registran y analizan las desviaciones, se identifican las causas y se toman medidas correctivas si es necesario. El control del cronograma es esencial para garantizar que el proyecto se mantenga en la pista adecuada y se cumplan los plazos establecidos.

La gestión del cronograma es fundamental para el éxito del proyecto. Proporciona una guía clara sobre la secuencia de actividades, las estimaciones de tiempo y los recursos necesarios. A lo largo de este tercer Blog, exploraremos en detalle los procesos y mejores prácticas asociadas con la gestión del cronograma, y su importancia.

A continuación se describen de manera breve los procesos dentro de los Grupos de Procesos de Planeación y Monitoreo & Control

Dentro del Grupo de Procesos de Planificación se encuentra:

a) Planificar la gestión del cronograma: En este proceso se desarrolla el plan de gestión del cronograma que establece cómo se llevará a cabo la gestión del tiempo del proyecto. Se definen los enfoques, herramientas y técnicas que se utilizarán para desarrollar, ejecutar y controlar el cronograma. Además, se establecen los roles y responsabilidades del equipo de gestión del proyecto en relación con la gestión del cronograma. El plan de gestión del cronograma es un componente clave del plan de gestión del proyecto y proporciona una guía para el desarrollo y seguimiento del cronograma.

b) Definir las actividades: En este proceso se identifican y documentan las tareas específicas que deben llevarse a cabo para completar el proyecto. Se desglosa el alcance del proyecto en actividades más pequeñas y manejables. La definición de actividades proporciona una base sólida para estimar la duración, secuenciar las actividades y desarrollar el cronograma. Además, ayuda a establecer una estructura clara y lógica para el trabajo del proyecto, permitiendo una mejor asignación de recursos y una planificación más precisa.

c) Secuenciar las actividades: En este proceso se determina la relación lógica y la secuencia en la que las actividades deben llevarse a cabo. Se establecen las dependencias entre las actividades y se crea el diagrama de red del proyecto. La secuenciación de actividades es esencial para establecer una secuencia lógica y realista de trabajo, permitiendo la identificación de la ruta crítica y la planificación de los recursos. Además, ayuda a identificar cualquier restricción o dependencia que pueda afectar el flujo de trabajo y el cronograma del proyecto.

d) Estimar las duraciones de las actividades: En este proceso se evalúa la cantidad de tiempo necesario para completar cada actividad del proyecto. Se utilizan técnicas de estimación, como la estimación paramétrica, la estimación por analogía y la estimación basada en la experiencia del equipo. La estimación de las duraciones de las actividades es esencial para desarrollar un cronograma realista y preciso. Además, proporciona una base para asignar recursos, programar las actividades y determinar las fechas de inicio y finalización del proyecto.

e) Desarrollar el cronograma: En este proceso se crea el cronograma del proyecto utilizando la información obtenida de los procesos anteriores. Se utilizan herramientas y técnicas, como el diagrama de Gantt, para visualizar las fechas de inicio y finalización de cada actividad, los hitos importantes y las dependencias entre las tareas. El cronograma proporciona una representación gráfica del flujo de trabajo y sirve como una guía para la ejecución y el control del proyecto. Además, permite comunicar el plan temporal a los stakeholders y proporciona una referencia para el monitoreo y control del cronograma.

Dentro del Grupo de Procesos de Monitoreo & Control tenemos:

Controlar el cronograma: En este proceso se monitorea y controla el avance real del proyecto en relación con el cronograma planificado. Se comparan las fechas de inicio y finalización reales con las programadas, se identifican las desviaciones y se toman acciones correctivas si es necesario. El control del cronograma implica mantener actualizado el cronograma, registrar cualquier cambio y ajustar las actividades y los recursos para mantener el proyecto en el camino correcto. Además, se realizan reuniones de seguimiento, se analizan los indicadores clave de desempeño y se comunican los cambios relevantes a los stakeholders.

Elaboró: PMP, PPM, SMC, SDC Arturo Robles