La gestión de los costos es un área más en la dirección de proyectos. Se centra en la estimación, el seguimiento y el control de los recursos financieros necesarios para completar un proyecto con éxito. La gestión efectiva de los costos permite una asignación adecuada de los recursos financieros, evita los sobregastos y maximiza el valor del proyecto. Además, ayuda a garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente y se logren los objetivos establecidos.
En el contexto del PMBOK 6, la gestión de los costos se encuentra dentro del grupo de procesos de Planificación y el grupo de procesos de Monitoreo y Control. En la etapa de Planificación, se desarrollan el plan de gestión de los costos, se estiman los costos y se determina el presupuesto del proyecto. En la etapa de Monitoreo y Control, se realiza el seguimiento y control de los costos reales en comparación con el presupuesto planificado, y se toman medidas correctivas si es necesario.
El objetivo principal de la gestión de los costos es garantizar que el proyecto se ejecute dentro del presupuesto establecido y se alcancen los resultados esperados sin exceder los recursos financieros disponibles. Esto implica una estimación precisa de los costos, una planificación adecuada de los gastos, un control riguroso de los costos en tiempo real y la toma de decisiones informadas para optimizar la utilización de los recursos financieros.
Grupo de Procesos de Planificación:
a) Planificar la gestión de los costos: En este proceso se desarrolla el plan de gestión de los costos del proyecto. Se determinan los enfoques, herramientas y técnicas que se utilizarán para estimar, controlar y gestionar los costos. Además, se establecen los roles y responsabilidades del equipo de gestión del proyecto en relación con los costos. El plan de gestión de los costos es un componente clave del plan de gestión del proyecto y proporciona una guía para la planificación y control de los costos.
b) Estimar los costos: En este proceso se estiman los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del proyecto. Se utilizan técnicas de estimación, como la estimación análoga, la estimación paramétrica y la estimación de tres puntos. Se tienen en cuenta los recursos humanos, los materiales, los equipos y otros costos indirectos. La estimación de los costos es esencial para desarrollar un presupuesto preciso y realista.
c) Determinar el presupuesto: En este proceso se suman los costos estimados de las actividades individuales para establecer un presupuesto total para el proyecto. Se tiene en cuenta el cronograma del proyecto y los costos de los recursos asignados. Además, se incluyen los costos de contingencia y las reservas de gestión. El presupuesto es una herramienta clave para la gestión de los costos, ya que permite el seguimiento y control de los gastos durante la ejecución del proyecto.
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control:
Controlar los costos: En este proceso se monitorean y controlan los costos del proyecto para asegurar que se mantengan dentro del presupuesto establecido. Se comparan los costos reales con los costos planificados, se identifican las desviaciones y se toman medidas correctivas si es necesario. Además, se lleva a cabo el seguimiento de los gastos y los avances financieros del proyecto. El control de los costos es esencial para evitar el sobregasto, maximizar el valor del proyecto y garantizar que los recursos financieros se utilicen de manera efectiva.
Técnicas de Análisis de Datos
Las técnicas de análisis que pueden utilizarse para controlar los costos, incluyen entre otras a las siguientes:
EVM (earned value management) integra la línea base del alcance con la línea base de costos y la línea base del cronograma para generar la línea base para la medición del desempeño. El EVM establece y monitorea tres dimensiones para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control.
– Valor Ganado (EV): Mide el valor de las actividades completadas en relación con el presupuesto planificado. Permite evaluar el rendimiento real del proyecto y compararlo con el rendimiento esperado.
– Valor planificado (Planned Value – PV): Es el presupuesto autorizado que se ha asignado al trabajo que debe de ejecutarse para completar una tarea o un componente del WBS/EDT. El valor planificado total se conoce como el presupuesto hasta la conclusión (BAC – Budget at complete).
– Costo real (Actual Cost – AC): Es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad durante un tiempo específico.
– Presupuesto en la Terminación (BAC): Es el presupuesto total estimado para completar el proyecto. Sirve como referencia para evaluar el costo real y el rendimiento del proyecto.
Análisis de Variaciones
– Cost Variance (CV)= EV – AC: Es la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado. Es el monto del déficit o superávit presupuestario en un momento dado, expresado como la diferencia entre el valor ganado y el costo real
– Schedule Variance (SV) = EV – PV: Es la diferencia entre el valor ganado y el valor planeado en términos monetarios. determina en qué medida el proyecto está adelantado o retrasado en relación a la fecha de entrega en un momento determinado.
– Índice de Desempeño del Cronograma (SPI): Mide la eficiencia del cronograma al comparar el valor ganado con el valor planificado. Un SPI mayor que 1 indica que el proyecto está adelantado en términos de tiempo, mientras que un SPI menor que 1 indica retrasos en el cronograma.
– Índice de Desempeño de Costos (CPI): Mide la eficiencia de los costos al comparar el valor ganado con el costo real. Un CPI mayor que 1 indica que el proyecto está dentro del presupuesto, mientras que un CPI menor que 1 indica que se están excediendo los costos previstos.
Análisis de Tendencias
EAC (Estimated at completion): Es el estimado total para completar el trabajo en base a la eficiencia actual. La fórmula es EAC = BAC / CPI
ETC (Estimate to complete): Es el estimado a partir de un punto dado, para completar el trabajo. La fórmula es : ETC = EAC – AC
VAC (Variance at complete): Es la variación entre el presupuesto del proyecto menos el estimado total para completar el proyecto (EAC). La fórmula es VAC= BAC – EAC
TCPI (To complete performance index): es el índice de desempeño del total del proyecto. Su fórmula es: TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC). Que para ser fácil de aprender es la misma fórmula de Cost Performance Index, solo que tanto al divisor como al dividendo se le antepone el BAC.
Gráfica de la curva “S”, para poder interpretar las fórmulas:
Algunos de los usos más comunes de las curvas S son para medir el progreso, evaluar el rendimiento y realizar previsiones de flujo de efectivo
Elaboró: PMP, PPM, SMC, SDC
Arturo Robles
