La gestión del alcance es una de las áreas fundamentales en la dirección de proyectos. Consiste en definir y controlar lo que se incluye y lo que no se incluye en un proyecto, estableciendo límites claros y gestionando los cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Una gestión efectiva del alcance es esencial para garantizar que el proyecto se ejecute de manera exitosa, cumpliendo con los objetivos establecidos y entregando los resultados esperados.
El Project Management Institute (PMI) define el alcance como el trabajo que se debe realizar para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas. La gestión del alcance se enfoca en identificar, definir, documentar y controlar ese trabajo.
En el PMBOK 6, la gestión del alcance se encuentra dentro del grupo de procesos de Planificación y se integra con otras áreas de conocimiento, como el tiempo, los costos y la calidad. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, la gestión del alcance evoluciona desde la definición inicial hasta el cierre y la aceptación final del trabajo realizado.
La gestión del alcance implica varios procesos clave, como la planificación del alcance, la recopilación de requisitos, la definición del alcance y la creación de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS). Estos procesos permiten establecer una base sólida para la ejecución del proyecto, la asignación de responsabilidades, la estimación de recursos y la programación del trabajo.
Además, la gestión del alcance incluye procesos de control, como la validación del alcance y el monitoreo del alcance. Estos procesos aseguran que el trabajo realizado cumpla con los requisitos establecidos, se obtenga la aceptación de los stakeholders y se eviten desviaciones no autorizadas o un alcance en constante expansión.
Su adecuada gestión proporciona una estructura y un enfoque claro para definir, controlar y gestionar el trabajo que debe realizarse. Al tener un control efectivo del alcance, se minimizan los riesgos, se optimizan los recursos y se logran los objetivos establecidos.
A continuación, exploraremos en detalle los procesos y mejores prácticas asociadas con la gestión del alcance, y su importancia en la dirección efectiva de proyectos.
Grupo de Procesos de Planificación:
a) Planificar el alcance: Este proceso consiste en desarrollar un enfoque detallado para la gestión del alcance del proyecto. Incluye la definición de los procesos, herramientas y técnicas que se utilizarán, así como la identificación de las partes interesadas clave involucradas en el proceso. El resultado principal de este proceso es el Plan de Gestión del Alcance, que establece cómo se realizará la planificación, ejecución y control del alcance del proyecto.
b) Recopilar requisitos: En este proceso se recopilan los requisitos del proyecto, tanto los funcionales como los no funcionales. Implica la identificación y documentación de las necesidades, expectativas y restricciones de los stakeholders. Los requisitos son una parte fundamental para definir el alcance del proyecto y establecer lo que se debe lograr. La recopilación de requisitos se realiza a través de diversas técnicas, como entrevistas, cuestionarios, talleres y análisis de documentos, y el resultado es la especificación de requisitos.
c) Definir el alcance: En este proceso se desarrolla una descripción detallada del alcance del proyecto. Se basa en los requisitos recopilados y utiliza técnicas de descomposición para dividir el alcance en componentes más pequeños y manejables. Además, se definen los límites del proyecto y se establecen los criterios de inclusión y exclusión. El resultado principal de este proceso es la Declaración del Alcance del Proyecto, que proporciona una descripción clara y completa del alcance del proyecto y sirve como base para el desarrollo de la EDT.
d) Crear EDT/WBS: En este proceso se crea la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS). La EDT es una representación jerárquica y visual del alcance del proyecto descompuesto en paquetes de trabajo más pequeños y manejables. La creación de la EDT implica identificar y organizar todas las entregables y tareas del proyecto. La EDT proporciona una visión clara y estructurada del alcance, facilitando la asignación de responsabilidades, la estimación de recursos, la programación y el seguimiento del trabajo realizado.
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control:
a) Validar el alcance: En este proceso se obtiene la aceptación formal de las entregables del proyecto por parte de los stakeholders. Se realiza una revisión y evaluación de las entregables para asegurar que cumplan con los requisitos establecidos en la Declaración del Alcance del Proyecto y en los requisitos acordados. La validación del alcance es importante para garantizar que el trabajo realizado sea satisfactorio y cumpla con las expectativas de los stakeholders. Además, contribuye a evitar desviaciones futuras y a mantener una comunicación clara entre el equipo del proyecto y los stakeholders.
b) Monitorear el alcance: En este proceso se realiza un seguimiento continuo del alcance del proyecto y se compara con el Plan de Gestión del Alcance. Se recopila información sobre el avance del trabajo y se compara con la línea base del alcance establecida. Si se identifican desviaciones o cambios no autorizados, se lleva a cabo el control de cambios para evaluar su impacto y tomar las medidas necesarias. El monitoreo del alcance es esencial para asegurar que el proyecto se mantenga dentro de los límites establecidos y se cumplan los objetivos establecidos, evitando así el ” scope creep” del alcance, que es un fenómeno muy común en los proyectos al ir sufriendo cambios y adiciones NO planificadas y que a la larga afectan el proyecto en general.
Estas descripciones mencionadas anteriormente, resumen los procesos que incluye esta área de conocimiento y su importancia en la gestión efectiva del alcance del proyecto.
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En el siguiente BLOG estaré comentando sobre el área de conocimiento “Gestión de Cronograma del Proyecto.
Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles
